REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE
Rekisterinpitäjä
Pohjois-Helsingin kuvataidekoulun kannatusyhdistys ry (0614271-2)
Ohrahuhdantie 2 B
00680 Helsinki
Rekisteri- ja tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö
Rehtori Heidi Romo
Henkilötietojen käsittelijä
Toimistonhoitaja Sirpa Takkunen
Rekisterin nimi
Eepos-oppilashallinnointiohjelma
Linkki Eepoksen tietosuojaselosteeseen https://www.eepos.fi/tietosuoja
Rekisterin käyttötarkoitus
Oppilastietojen ylläpito
Lukukausi- ja kurssimaksujen laskutus
Oppilaan läsnä- ja poissaolojen seuranta
Oppituntien päiväkirjamerkinnät
Opetukseen liittyvä viestintä oppilaiden ja heidän huoltajiensa kanssa
Rekisterin sisältämät tiedot
Oppilaan etunimi, sukunimi, henkilötunnus, kotiosoite, opintosuoritukset sekä sähköpostiosoite ja puhelinnumero, mikäli oppilaalla on oma sähköposti tai puhelinnumero. Oppilaan nimen, kuvan, oppilastyön kuvan julkaisulupa tai näiden julkaisun kielto. Suostumus opintotietojen siirtämisestä KOSKI-tietovarantoon tai tämän kieltäminen. Mahdolliset vapaaehtoiset lisätiedot, kuten oppilaan allergiat tai muut opintojen kannalta huomioitavat seikat.
Oppilaan huoltajan osalta rekisteriin tallennetaan etunimi, sukunimi, koti- ja sähköpostiosoite sekä puhelinnumero.
Tietojen luovuttaminen
Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille muutoin kuin perintätapauksissa.
Henkilötietojen käsittely ja säilyttäminen
Henkilötietojen käsittelijänä toimii Pohjois-Helsingin kuvataidekoulun toimistonhoitaja Sirpa Takkunen. Tarvittaessa myös rehtori Heidi Romo voi käsitellä henkilötietoja. Tietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarkoituksenmukaista, vähintään 10 vuotta opintojen päättymisestä.
Vastaanottajaryhmät
Pohjois-Helsingin kuvataidekoulun rehtori myöntää opettajille Eepos-oppilashallinnointijärjestelmän käyttöoikeudet. Jokaisella on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Opettajat näkevät Eepoksessa rajatusti omien opetusryhmiensä oppilaiden henkilötietoja seuraavasti. Vähintään yhden huoltajan yhteystiedot. Oppilaan allergiat tai muut erityishuomiota vaativat seikat, mikäli sellaisia on huoltajien taholta ilmoitettu. Oppilaan syntymäaika ja aiemmat opinnot Pohjois-Helsingin kuvataidekoulussa. Oppilaan yhteistiedot, mikäli huoltajat ovat ne ilmoittaneet, tai jos oppilas on täyttänyt 18 vuotta. Kuvien käyttöluvat ja -kiellot. Suostumuksen opintotietojen siirtämisestä KOSKI-tietovarantoon, jos suostumus on myönnetty.
Omien tietojen tarkastaminen, oikaiseminen ja poistaminen
Oppilailla ja heidän huoltajillaan on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat Eepokseen. Kuvataidekoulun toimisto uusii niitä pyynnöstä. Rekisterissä olevalla on oikeus tarkistaa tietonsa ja korjata niitä. Tietojen oikaisua tai poistamista voi pyytää Pohjois-Helsingin kuvataidekoulun toimistosta.
toimisto@kuviskoulu.fi 045 1243586
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä Euroopan Unionin ulkopuolelle, ellei se ole organisaation tai sen yhteistyökumppanin teknisen toteutuksen varmistamiseksi välttämätöntä.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Ainoastaan määrätyillä kuvataidekoulun hallinnon työntekijöillä on oikeus käyttää ja ylläpitää rekisteriä. Heitä sitoo salassapitovelvollisuus. Eepos-järjestelmän käyttö edellyttää käyttäjätunnusta ja käyttäjäkohtaista salasanaa. Yhteys on suojattu Eepoksessa TLS-protokollalla ja henkilötiedot ovat vahvasti salattuina tietokannassa sekä varmuuskopioissa. Kuvataidekoulun verkkoyhteys on suojattu palomuurilla.
Rekisterin tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan tietosuojalain säännöksiä ja periaatteita, viranomaisten määräyksiä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa.
Lisätietoja
Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä Pohjois-Helsingin kuvataidekoulussa voi pyytää kuvataidekoulun rehtorilta Heidi Romolta.
heidi@kuviskoulu.fi 040 134 1939