REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE

Rekisterinpitäjä

Pohjois-Helsingin kuvataidekoulun kannatusyhdistys ry (0614271-2)

Ohrahuhdantie 2 B

00680 Helsinki

Rekisteri- ja tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö

Rehtori Heidi Romo

Henkilötietojen käsittelijä

Toimistonhoitaja Sirpa Takkunen

Rekisterin nimi

Eepos-oppilashallinnointiohjelma

Linkki Eepoksen tietosuojaselosteeseen https://www.eepos.fi/tietosuoja

Rekisterin käyttötarkoitus

Oppilastietojen ylläpito

Lukukausi- ja kurssimaksujen laskutus

Oppilaan läsnä- ja poissaolojen seuranta

Oppituntien päiväkirjamerkinnät

Opetukseen liittyvä viestintä oppilaiden ja heidän huoltajiensa kanssa

Rekisterin sisältämät tiedot

Oppilaan etunimi, sukunimi, henkilötunnus, kotiosoite, opintosuoritukset sekä sähköpostiosoite ja puhelinnumero, mikäli oppilaalla on oma sähköposti tai puhelinnumero. Oppilaan nimen, kuvan, oppilastyön kuvan julkaisulupa tai näiden julkaisun kielto. Suostumus opintotietojen siirtämisestä KOSKI-tietovarantoon tai tämän kieltäminen. Mahdolliset vapaaehtoiset lisätiedot, kuten oppilaan allergiat tai muut opintojen kannalta huomioitavat seikat.

Oppilaan huoltajan osalta rekisteriin tallennetaan etunimi, sukunimi, koti- ja sähköpostiosoite sekä puhelinnumero.

Tietojen luovuttaminen

Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille muutoin kuin perintätapauksissa.

Henkilötietojen käsittely ja säilyttäminen

Henkilötietojen käsittelijänä toimii Pohjois-Helsingin kuvataidekoulun toimistonhoitaja Sirpa Takkunen. Tarvittaessa myös rehtori Heidi Romo voi käsitellä henkilötietoja. Tietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarkoituksenmukaista, vähintään 10 vuotta opintojen päättymisestä.

Vastaanottajaryhmät

Pohjois-Helsingin kuvataidekoulun rehtori myöntää opettajille Eepos-oppilashallinnointijärjestelmän käyttöoikeudet. Jokaisella on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Opettajat näkevät Eepoksessa rajatusti omien opetusryhmiensä oppilaiden henkilötietoja seuraavasti. Vähintään yhden huoltajan yhteystiedot. Oppilaan allergiat tai muut erityishuomiota vaativat seikat, mikäli sellaisia on huoltajien taholta ilmoitettu. Oppilaan syntymäaika ja aiemmat opinnot Pohjois-Helsingin kuvataidekoulussa. Oppilaan yhteistiedot, mikäli huoltajat ovat ne ilmoittaneet, tai jos oppilas on täyttänyt 18 vuotta. Kuvien käyttöluvat ja -kiellot. Suostumuksen opintotietojen siirtämisestä KOSKI-tietovarantoon, jos suostumus on myönnetty.

Omien tietojen tarkastaminen, oikaiseminen ja poistaminen

Oppilailla ja heidän huoltajillaan on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat Eepokseen. Kuvataidekoulun toimisto uusii niitä pyynnöstä. Rekisterissä olevalla on oikeus tarkistaa tietonsa ja korjata niitä. Tietojen oikaisua tai poistamista voi pyytää Pohjois-Helsingin kuvataidekoulun toimistosta.
toimisto@kuviskoulu.fi 045 1243586

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan Unionin ulkopuolelle, ellei se ole organisaation tai sen yhteistyökumppanin teknisen toteutuksen varmistamiseksi välttämätöntä.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Ainoastaan määrätyillä kuvataidekoulun hallinnon työntekijöillä on oikeus käyttää ja ylläpitää rekisteriä. Heitä sitoo salassapitovelvollisuus. Eepos-järjestelmän käyttö edellyttää käyttäjätunnusta ja käyttäjäkohtaista salasanaa. Yhteys on suojattu Eepoksessa TLS-protokollalla ja henkilötiedot ovat vahvasti salattuina tietokannassa sekä varmuuskopioissa. Kuvataidekoulun verkkoyhteys on suojattu palomuurilla.

Rekisterin tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan tietosuojalain säännöksiä ja periaatteita, viranomaisten määräyksiä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa.

Lisätietoja

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä Pohjois-Helsingin kuvataidekoulussa voi pyytää kuvataidekoulun rehtorilta Heidi Romolta.
heidi@kuviskoulu.fi 040 134 1939